Wat drie maanden zonder nieuwe aanvragen je echt kost

"We wachten nog even met een nieuw systeem, het loopt op dit moment prima." Die zin hoor ik vaak. Meestal van een eigenaar die het druk genoeg heeft met de lopende projecten om zich zorgen te maken over instroom.

Het probleem is dat "het loopt prima" meestal betekent: de agenda zit vol met wat er al binnen is, niet met wat er nog aankomt. Drie maanden wachten voelt onschuldig. Het is het niet.

Wat er in die drie maanden gebeurt

Een gevestigd hoveniersbedrijf met een team van vijf tot tien man draait doorgaans op een mix van grotere aanlegprojecten en lopend onderhoud. Stel dat een bedrijf normaal twee tot drie nieuwe aanlegprojecten per maand binnenhaalt, met een gemiddelde projectwaarde van 8.000 tot 15.000 euro.

Zonder actieve, opgevolgde instroom valt dat niet meteen stil. De bestaande onderhoudsklanten blijven, mond-tot-mondaanvragen blijven af en toe binnendruppelen. Maar het aantal nieuwe aanlegprojecten daalt merkbaar, omdat er niemand actief nieuwe aanvragen genereert en snel opvolgt.

Twee nieuwe projecten per maand minder, drie maanden lang, tegen een gemiddelde projectwaarde van 10.000 euro: dat is al snel 60.000 euro aan omzet die er in die periode niet is geweest. Niet verloren aan een concurrent per se, gewoon nooit ontstaan.

Het effect stopt niet na drie maanden

Een aanlegproject van vandaag is vaak ook het onderhoudscontract van volgend jaar. Elke aanleg die niet binnenkomt, is niet alleen omzet die je nu mist, het is ook een onderhoudsklant die er over twaalf maanden niet is.

Dat effect stapelt. Drie maanden stilstand raakt niet alleen dit kwartaal, het raakt ook de basisomzet van het jaar daarna.

Waarom dit zo makkelijk onzichtbaar blijft

Er is geen factuur voor omzet die nooit is ontstaan. Geen rode lijn in de boekhouding die zegt "dit hadden we kunnen hebben." Wat er wel is, blijft gewoon lopen, en dat voelt als stabiliteit.

Pas als de lopende projecten aflopen en er niets nieuws is aangevuld, wordt zichtbaar wat er in de tussentijd is misgelopen. Dan is het al te laat om die drie maanden alsnog in te halen.

Wat dit betekent voor het moment van beginnen

Een systeem opzetten kost tijd om op gang te komen. Bij de trajecten die ik opzet duurt het meestal twee weken voordat de eerste aanvragen binnenkomen, en een paar maanden voordat het ritme stabiel is. Wachten met beginnen verschuift dat hele traject naar achteren.

Drie maanden wachten is dus niet drie maanden stilstand plus daarna direct resultaat. Het is drie maanden gemiste omzet, gevolgd door nog eens enkele weken opstarttijd voordat de nieuwe instroom op gang komt.

"Het loopt prima" is meestal waar voor de projecten die er al zijn. De vraag die ertoe doet, is wat er over drie maanden in de agenda staat als er nu niets verandert.